Проведение семинара: выбираем конференц-зал

Семинары и другие бизнес мероприятия традиционно проводят в конференц-залах. При планировании семинара перед его организатором встает вопрос выбора подходящего помещения. От этого решения напрямую зависит общий успех мероприятия, комфорт каждого его участника.

Прежде чем рассматривать предложения, важно определиться с требованиями к помещению. Существует несколько ключевых критериев, но в некоторых случаях предъявляются и дополнительные индивидуальные требования. Только так можно выбрать конференц-зал с оптимальными характеристиками.

 

Вместимость и местоположение зала

Самый важный момент при выборе зала – количество участников мероприятия. Слишком маленькие или чрезмерно большие помещения рассматривать при выборе не имеет смысла. Даже если список участников мероприятия заранее известен, желательно предусмотреть небольшой запас мест. В случае появления нескольких новых посетителей в последний момент, проблем с их размещением не возникнет. Если точное количество участников семинара заранее определить невозможно, уточните возможность оперативной установки в зале дополнительных мест.

Местоположение зала также играет важную роль. Участники семинара не должны испытывать трудностей с проездом до конференц-зала. Если мероприятие будет проходить в будний день, уточните загруженность транспортных развязок. В случае проведения семинара за городом, организаторы, как правило, берут на себя обеспечение доставки участников в оба конца.

 

Оснащение зала оборудованием

Вопрос технического обеспечения мероприятия – одно из самых важных предъявляемых к конференц-залу требований. В зависимости от особенностей семинара требуется проектор и экран, большой телевизор, микрофоны для конференц-залов, интерактивная доска и другое оборудование. Заранее убедитесь, что в арендуемом помещении имеется все необходимое, или владельцы готовы оснастить его дополнительным оборудованием.

Если вы планируете использовать собственную аппаратуру, убедитесь в наличии технических возможностей ее подключения и бесперебойной работы. При планировании онлайн трансляции мероприятия важно проверить качество wi-fi.

 

Стоимость и минимальный срок аренды

Цены зависят от размеров зала, его местоположения, технического оснащения и других факторов. Важно определиться с бюджетом заранее, чтобы не тратить время на просмотр предложений, которые в него не вписываются. Оцените все плюсы и минусы, прежде чем сделать окончательный выбор. Иногда дешевизна аренды оборачивается для организаторов семинаров и других бизнес-мероприятий большими дополнительными расходами. Еще один важный момент – минимальный срок аренды. Если мероприятие рассчитано на несколько часов, аренда конференц-залов на весь день – это неоправданные расходы.

 

На что еще обратить внимание

Как правило, арендодатели предлагают организацию кофе-брейков. Такой перерыв в семинаре – это возможность для его участников пообщаться в неформальной обстановке. Если семинар рассчитан на весь день, организуйте питание или убедитесь в наличии в шаговой доступности от конференц-зала хорошего кафе.

С основными характеристиками конференц залов, предоставляемых в аренду, можно ознакомиться в сети Интернет. Опытные организаторы мероприятий в обязательном порядке лично осматривают зал, уточняют все нюансы на месте. Например, убедитесь, что в помещении поддерживается комфортная температура, участники мероприятия не будут задыхаться от жары летом или мерзнуть зимой. Проверьте качество освещения, исправность оборудования.

 

Ищете конференц зал в Киеве? Отель Twin Apart предлагает в аренду конференц зал в центре на 25-30 человек. Мы находимся в центре столицы. Минимальный срок аренды конференц зала для семинаров – 3 часа. Предоставляем прокат оборудования для проведения бизнес-мероприятий, организуем кофе-брейки.

 

При бронировании по телефону или e-mail мы предоставляем -10% скидки!

+38(044) 205-40-42

+38(066) 135-98-69

e-mail: